[Sejours-ouverts-ete] Top départs équipes séjours ouverts

[Fanny OLIVEROS <fanny.oliveros AT hotmail.fr>]

Chères équipes,

En espérant que votre été a bien démarré, et en songeant au plaisir de nous retrouver bientôt, je me disais...

Le précamp

- Je vais commencer par m'excuser car je n'ai absolument pas pensé à réserver Foucheval pour le précamp. Il se trouve que le groupe de Gap campe actuellement sur le terrain et ce jusqu'au 29. José est en train de prendre contact avec eux pour gérer la cohabitation… A priori ça devrait bien se passer ! De plus ils ont du bois voire quelques installations que nous pourrions récupérer... Mais bon désolée, c'est quand même une contrainte de plus.

- Le rendez-vous est le lundi 27 juillet au soir ou le 28 juillet à 9h. Si nous voulons être efficace, il est important de pouvoir démarrer tôt.

- Chaque directeur peut recenser qui sera là et avec quel véhicule pour que nous puissions monter le camp. Mais aussi pour prévoir l'intendance.

Convoyage

Jeudi 30 juin il faudra

au départ de Toulouse à 9h (je partirai de Foucheval à 7h30 avec ma voiture ou la kangou pour amener les respos qui seront sur le précamp à toulouse)

- 1 respos lutins

- 1 respos loux

- 2 respos éclé

au départ d'Albi à 10h (il faudrait que quelqu'un parte vers 9h30 de Foucheval pour amener les respos qui seront sur le précamp car ils devront tous monter dans le bus)

- 1 respos lutins

- 1 respos loux

- 1 respos éclé

Sorties

Afin de pouvoir anticiper sur l'intendance merci de nous dire au plus tôt aund est-ce que vous désirez des piques-niques. Attention les minibus ne seront pas disponibles pendant l'itinérance des ainés et doivent être mutualisés pensez à les réserver rapidement !

Budget

J'envoie les aux directeurs dans la journée, qui sont pour l'instant peu ou pas excédentaires sachant que les séjours sont prévus dans le budget régional pour compenser d'autres dépenses. L'excédent est donc nécessaire. Merci de veiller à vos dépenses pour ne pas dépasser les postes tels qu'ils sont affectés actuellement. Pour tout extra merci de me consulter.

Les classeurs directeurs

Marc est moi préparons des classeurs pour chaque directeur, ils contiendront :

Dossier directeur :

- quelques feuilles vierges et des enveloppes blanches

-Sous dossier liste des participants

-Sous dossier Fiche sanitaire

-Sous dossier transport

Liste des inscrits par ville pour aller / retour bus (incluant ceux qui se rendent sur place direct)

Liste des pièces manquantes

- Sous dossier état des paiements (reste à payer par enfant)

- Sous dossier TOP DEPART contenant tous les TD en fonction des lieux de départ

Fiches :

-Trousseau

-n° BIP séjour (boîte vocale, voir en fonction des directeurs)

- Imprimé déclaration séjour (issu de TAM – extranet.js)

-Sous dossier comptabilité => feuille compta séjour + feuille frais médicaux + chéquier

- Sous dossier débours => feuilles de frais – 2/3

- Sous-dossier Assurance (décla de sinistre des assurances MAIF – 3-4 ex. / 15 jeunes)

- Eventuellement contrats pour les encadrants

- billets de trains pour les convoyages Rodez-carmaux

- budget

- contacts des équipes

- Affichages obligatoires

- Flyers avec numéros d'urgence pour distribuer aux parents le jour du départ

A vous d'y ajouter impérativement :

- Dipômes des animateurs et du directeurs (BAFA PSC1 BAFD DSF)

- Projet pédagogique finalisé

Matériel, pour ceux que ça intéresse...

La répartition du matériel se fera comme suit :

Lutins et Louveteaux : matériel de Carmaux

Eclés : St ex

Ainés : région

Si vous avez des demandes particulières en terme de matériel pédagogique, merci de me les faire parvenir rapidement afin que je puisse faire les courses.

Je récupère les clefs du hangar de foucheval aujourd'hui, nous pourrons donc commencer à amener du matériel.

Pour info , Voici la liste du matériel demandé à Carmaux pour les lutins louveteaux :

1 tente étoile + 6 patrouille 8 places

3 rouchies ( une 12/6, une 10/5 , une 8/5) pour tente acti/ludo, tentes respos

2 tente 5/3 pour les lingeries

6 tables et 8 bancs

1 tente infirmerie avec table et lit picot

palettes, cagettes et bois du camp.

De La plomberie et de l'élec peuvent être récupéré en fonction des manques durant le précamp.

Pour ce prêt le groupe de Carmaux nous demande de marquer le matériel CX avec une bombe au montage.

Le trésorier régional nous octroie un budget de 500 euros pour faire des malles froissartage. Jean il faut qu'on voit ensemble comment on fait pour les constituer.

José s'occupe d'appeler à Naucelle pour qu'ils nous garde des croûtes, et demande à muret et gap pour récupérer des perches.

Il faut prévoir un planning de récupération du matos à la perm, estantens et st ex. Pierre est-ce que tu peux nous faire une proposition en fonction de la disponibilité du camion de St Ex?

Et je m'en arrête là...

Grosse bise à toustes!